Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheid betekent dat alles wat de provincie doet volgens de wet- en regelgeving gebeurt. Dit geldt voor allerlei activiteiten van de provincie, zoals aanbestedingen, arbeidsomstandigheden, subsidieverstrekking en informatieverstrekking.
Bij de rechtmatigheidsverantwoording gaat het specifiek om het financieel beheer; alle inkomsten, uitgaven en veranderingen op de balans moeten volgens de regels zijn uitgevoerd.
Binnen de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie begrippen belangrijk:
- Afwijkingen: Wanneer iets niet volgens de regels is gegaan (fouten) of wanneer het college niet zeker weet of iets wel volgens de regel is gegaan (onduidelijkheden);
- Onrechtmatigheden (fouten): Dit zijn duidelijke overtredingen van de regels bij financiële handelingen;
- Onduidelijkheden: Het college kan soms ondanks zorgvuldig onderzoek en na het inwinnen van advies niet vaststellen of iets wel of niet volgens de regels is gegaan.
Deze begrippen hebben betrekking op drie rechtmatigheidscriteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruikcriterium.
De geconstateerde onrechtmatigheden komen niet boven de op 23 oktober 2024 door u vastgestelde verantwoordingsgrens uit. Wel komen ze uit boven de vastgestelde rapporteringsgrens. De afwijkingen komen voort uit het voorwaardencriterium (het niet voldoen aan EU-aanbestedingsregels en de algemene subsidieverordening) en het begrotingscriterium. De eerste categorie is niet meer te herstellen. De tweede categorie, de begrotingsonrechtmatigheid, wordt bij de vaststelling van de jaarrekening 2024 alsnog rechtmatig omdat ze dan door u achteraf geautoriseerd worden.
Totale omvang (x €1.000)
| Begrotingsonrechtmatigheid (bruto) |
39.497 |
| Totaal van de begrotingsonrechtmatigheid dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid (acceptabel) |
39.497 |
|
Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheid (netto)
|
0 |
| Aanbestedingen |
411 |
| Totaal |
411 |
Begrotingscriterium
De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven:
“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten en baten vermeld die door u zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”
Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten en baten op programmaniveau hoger of lager zijn dan geautoriseerd, kan er sprake zijn van begrotingsonrechtmatigheid.
Over- en onderschrijdingen die gedurende het jaar bekend werden zijn in 2024 aan u voorgelegd, bijvoorbeeld via de bestuursrapportage of het autorisatiemoment december. Nog niet geautoriseerde over- en onderschrijdingen worden in de jaarstukken toegelicht en worden door de vaststelling van de jaarrekening door u alsnog geautoriseerd.
De verschillen tussen de geautoriseerde lasten en baten en de gerealiseerde lasten en baten worden in de jaarrekening onder 2.7 per beleidsprogramma weergegeven. Vanaf 2023 rapporteren wij ook over begrotingsrechtmatigheid bij de onderhanden en nog op te starten investeringen. Dit doen wij op het niveau waarop u krediet beschikbaar heeft gesteld waarbij beoordeeld wordt of er op totaal project- of programmaniveau een over- of onderschrijding plaatsvindt.
In 2024 is sprake van een bruto begrotingsonrechtmatigheid van € 39,5 mln. De over- en onderschrijdingen passen echter binnen het bestaande beleid zoals door u is vastgesteld en leiden daarom netto niet tot een begrotingsonrechtmatigheid (zie verder onderdeel 2.10 Rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening). Daarbij is ook niet vastgesteld dat de over- of onderschrijdingen ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd.
De over- en onderschrijdingen bij tijdelijke budgetten en reserves worden conform het gestelde in de nota uitvoering begroting en de nota reserves en voorzieningen verrekend met het volgende jaar. De budgetten waar dat niet volgens het vastgestelde beleid mogelijk is leiden tot een rekeningresultaat welke nader uitgewerkt is in onderdeel 2.8 van de jaarrekening. Een nadere toelichting hierop is te vinden in de beleidsprogramma's. Deze verschillen leiden niet tot een begrotingsonrechtmatigheid omdat ze als acceptabel worden beschouwd. Bij de overlopende passiva (met name specifieke uitkeringen) worden op de exploitatie de werkelijke uitgaven verantwoord, hiertegenover staat de bijdrage van derden veelal van het Rijk. Verschillen ten opzichte van de begroting zijn dan ook bij lasten en baten budgettair neutraal.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern.
Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: personeel, inkoop, subsidies en overige geldoverdrachten.
Aanbestedingsrechtmatigheid
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Het niet naleven van de overige normbedragen uit de
Gids Proportionaliteit leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de provincie afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.
Het EU-aanbestedingsproces bevat conform voorgaand jaar de meeste bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid. Het contractmanagement is decentraal belegd. De oorzaken van de onrechtmatigheden zijn divers maar liggen met name in het hebben van adequate kennis over het (EU)aanbestedingsproces/-recht, wijzigen van contracten maar ook in het inschatten van de opdrachtwaarde bij de start van de aanbesteding en het hebben van inzicht in de totale omvang van de opdracht. De organisatie dient hierin extra te investeren om het risico op onrechtmatigheden vanuit EU-aanbestedingen te mitigeren.
Bij vijf crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 410.886,-.
Het betreffen vijf onrechtmatigheden die in 2023 reeds zijn geconstateerd, maar waarbij geen nieuwe aanbesteding heeft plaatsgevonden waardoor de bestedingen ook dit jaar aangemerkt moeten worden als onrechtmatig.
Bij twee crediteuren is sprake van een langlopend contract. Het huidige contract zal opengebroken moeten worden om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.
Bij de drie overige aanbestedingen is reeds een aanbesteding in gang gezet of wordt onderzocht wat de mogelijkheden daartoe zijn.
Fouten of onzekerheden bij verstrekte subsidies
Wij hebben vanuit het oogpunt van efficiency gekozen voor een steekproefsgewijze controleaanpak. Dit leidt ertoe dat wanneer gevonden fouten in de steekproef niet “geïsoleerd” kunnen worden (dat wil zeggen: aantoonbaar dermate uniek dat zij op zichzelf staan en niet representatief te achten zijn voor de gehele populatie), deze geëxtrapoleerd moeten worden over (het relevante gedeelte van) de restpopulatie.
Bij de controle zijn bevindingen geconstateerd. Deze blijven onder de rapporteringsgrens en worden daarom niet vermeld.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-beleid spitst zich toe op vergunningverlening, toezicht en handhaving en op misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies.
Vergunningverlening toezicht en handhaving
Jaarlijks doet het college verslag over de uitvoering van de VTH-taken (vergunningverlening, toezicht en handhaving). Met het VTH-jaarverslag wordt teruggeblikt op het programma van het desbetreffende jaar als het gaat om de uitvoering van de taken op het vlak van vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht. De provincie voert de taken deels zelf uit (o.a. ruimte, groene regelgeving (vaar)wegen). Het merendeel van de
VTH-taken wordt echter door de uitvoeringsinstanties FUMO en ODG (Omgevingsdienst Groningen) uitgevoerd.
Op dit moment wordt de nieuwe Uitvoerings- en Handhavingsstrategie (U&H-strategie) ontwikkeld. Dit beleid zal in de plaats treden van het huidige VTH-beleid 2019-2023 welke is verlengd tot eind 2025. De nieuwe U&H-strategie zal begin 2025 ter vaststelling aan GS worden voorgelegd en per 1 januari 2026 in werking treden.
Misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies
In het Provinciaal Blad van 27 juli 2017 is de beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies 2017 gepubliceerd. Daarnaast zijn in de uitvoeringsregeling Asv provincie Fryslân 2022, die met terugwerkende kracht naar 1 juli 2024 in werking is getreden, bepalingen opgenomen met betrekking tot toezicht en handhaving.
Met betrekking tot het aantal controles is niet aan de omvang zoals vermeld in de beleidsregel voldaan. Oorzaak is gelegen in het feit dat de huidige capaciteit niet in overeenstemming is met wat een volledige steekproef vraagt van de toezichthouders. De communicatie met subsidieontvangers en intern vraagt meer tijd dan oorspronkelijk gedacht en de resultaten van de controles leiden tot meer werk, omdat gevonden onregelmatigheden tot meer controles leiden.
De bewaarplicht van vijf jaar van stukken die betrekking hebben op de subsidieverstrekking die op subsidieontvangers rust en de begrenzing van de bevoegdheid tot terugvordering tot een termijn van vijf jaar na vaststelling leiden tot een termijn van vijf jaar na vaststelling waarin controles uitgevoerd en afgerond kunnen worden. Dat betekent dat in 2024 de vaststellingen uit de a-selecte steekproef over het jaar 2019 uitgevoerd en afgerond moesten worden.
De totale a-selecte steekproefomvang bedroeg in 2019 157 zaken. Daarvan zijn 81 zaken in behandeling genomen. Als gevolg van verjaring hebben we niet alle in behandeling genomen controles kunnen afronden. Daarnaast zijn er controles uitgevoerd die betrekking hebben op de steekproefjaren 2020 t/m 2024. Er zijn daarbij geen gevallen van misbruik of oneigenlijk gebruik geconstateerd.
Er zijn meerdere subsidies herzien lager vastgesteld. Verder zijn er tientallen onregelmatigheden geconstateerd. Voor één regeling is een rapportage opgesteld over de afgelopen vijf jaren.
