Programma 6: Bedrijfsvoering

Wat hebben we gezien?

Terug naar navigatie - Wat hebben we gezien?

2024 was voor de organisatie een turbulent jaar. De organisatie is vanaf januari 2024 gaan werken volgens een nieuw organisatiemodel. Met als doel om als organisatie wendbaar te blijven met het vermogen om zich aan te passen aan de toekomstige opgaven en vragen vanuit de mienskip.
Een organisatie die resultaatgericht werkt aan de wettelijke taken en bestuurlijke ambities, mét energie, leiderschap, eigenaarschap en met plezier. 

Deze ‘kanteling’ heeft veel opgeroepen. In de uitgevoerde 0-meting is een duidelijk signaal naar voren gekomen van medewerkers dat de implementatie van de veranderende manier van werken nog niet overal goed functioneert. Dit heeft waardevolle inzichten opgeleverd ter verbetering en de directie is hierover in gesprek gegaan met alle teams. Er zijn acties afgesproken en opgepakt.

Verbonden partijen

Terug naar navigatie - Verbonden partijen

Onderstaande verbonden partij levert een bijdrage aan de doelen en resultaten van dit programma. Een overzicht van de verbonden partijen en meer informatie hierover staan in paragraaf 5 van deze jaarstukken.

  • Vereniging Interprovinciaal Overleg (IPO), Den Haag

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstellingen programma 6

Terug naar navigatie - Doelstellingen programma 6

Onze ambitie is om als provinciale organisatie optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Om dat te bereiken willen we dat de organisatie wendbaar is. Wendbaar binnen de kaders van ons bestuur en samen met al onze partners in Fryslân en daarbuiten. 

Dit programma is verdeeld in de beleidsvelden Mensen en Middelen en digitalisering, met daarin de doelen, resultaten en kosten. Een uitgebreidere beschrijving en toelichting staat in de paragraaf bedrijfsvoering.

6.1 Mensen

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Hoewel het organisatieplan een scope heeft tot en met 2027, is in 2024 duidelijk geworden dat de werking van het nieuwe organisatiemodel extra aandacht heeft gevraagd.

Geld

G

6.2 Middelen en digitalisering

Beleid

O

Beleid (toelichting)

We lichten dit verder toe in beleidsveld 6.2 en in de paragraaf bedrijfsvoering.

Tijd

O

Tijd (toelichting)

We lichten dit verder toe in beleidsveld 6.2 en in de paragraaf bedrijfsvoering.

Geld

G

Beleidsveld 6.1. Mensen

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstelling beleidsveld 6.1.

Terug naar navigatie - Doelstelling beleidsveld 6.1.
  1. We willen dat medewerkers optimaal bijdragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven, de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur en de uitvoering van onze wettelijke taken, binnen de daartoe gestelde kaders, zoals het capaciteitsbudget.
  2. We willen dat de verschillende ‘HR thema’s’, zoals goede werkgeverschap, diversiteit, leiderschap, leren en ontwikkelen en goed werkgeverschap, integraal en gestructureerd onderdeel uitmaken van de cultuur, processen en structuren binnen de organisatie

Doelindicatoren

Ambitie Indicator Doelwaarde 2024 Realisatie
Bijdragen aan provinciale opgaven en realiseren van bestuurlijke ambities Effectieve en efficiënte inzet van de medewerkers in de organisatie gericht op de uitvoering van het gehele provinciale takenpakket. De inzet van personeel is in overeenstemming met de door PS vastgestelde taken.  

We zorgen ervoor dat de inzet van personeel, vast, tijdelijk en inhuur, in balans zijn en blijven binnen het beschikbare capaciteitsbudget.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We voldoen aan de verplichting in het kader van Banenafspraak aan het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

In de begroting 2024 hebben we een doelwaarde opgenomen van 30 fta (1 fta staat voor een werkweek van 25,5 uur). De doelwaarde is bijgesteld naar 31,5 fta.  We hebben uiteindelijk 26,6 fta kunnen realiseren. Dat is een lichte afname ten opzichte van de bestuursrapportage 2024. Via onze dienstverleningscontracten is er nog 2,92 fta gerealiseerd in 2024. Het totaal zou daarmee uitkomen op 29,52 fta. Uw staten hebben met een motie verzocht de benodigde inspanningen te leveren om de doelwaarde wel te halen. We hebben dit opgepakt en informeren uw staten hierover in de eerstvolgende bestuursrapportage.

Geld

G

Resultaat indicatoren

Terug naar navigatie - Resultaat indicatoren
Ambitie Indicator Doelwaarde 2024 Realisatie 2024
Inzet van capaciteit We lichten dit toe in de paragraaf bedrijfsvoering    
Diversiteit Aantal wettelijk verplichte participatiebanen (in fta) 30  

Wat heeft het gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2023 Begroting 2024 na wijziging Rekening 2024 Saldo begroting en rekening
Totaal lasten 70.922 72.723 71.128 1.595
Totaal baten 2.312 1.437 1.823 -386
Saldo van lasten en baten 68.610 71.286 69.305 1.981

Uitgebreide tabel

Terug naar navigatie - Uitgebreide tabel
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Onderwerp omschrijving Realisatie 2023 Begroting 2024 na wijziging Rekening 2024 Saldo begroting en rekening
Lasten
Mensen algemeen 47.276 48.956 46.819 2.137
Structurele budgetten 47.276 48.956 46.819 2.137
Mensen algemeen 0 0 525 -525
Voorzieningen 0 0 525 -525
Mensen algemeen 23.646 23.767 23.784 -17
Overhead 23.646 23.767 23.784 -17
Totaal lasten 70.922 72.723 71.128 1.595
Baten
Mensen algemeen 23 25 34 -9
Structurele budgetten 23 25 34 -9
Mensen algemeen 2.289 1.412 1.788 -377
Overhead 2.289 1.412 1.788 -377
Totaal baten 2.312 1.437 1.823 -386
Saldo van lasten en baten 68.610 71.286 69.305 1.981
Mutatie reserves 896 7.128 271 6.857
Resultaat van lasten en baten 69.506 78.414 69.576 8.838

Beleidsveld 6.2. Middelen en digitalisering

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstelling beleidsveld 6.2.

Terug naar navigatie - Doelstelling beleidsveld 6.2.
  1. We willen met digitalisering, data en/of innovatie publieke waarde leveren
  2. We willen de randvoorwaarden creëren voor stabiele, duurzame en toekomstgerichte informatievoorziening
  3. We willen dat onze huisvesting bijdraagt aan optimaal samenwerken aan opgaven in Fryslân.
  4. We willen een ‘Energie-neutrale’ organisatie zijn.

Doelindicatoren

Onderwerp Indicator Doelwaarde 2024 Realisatie
Publieke waarde

Digitalisering, data en innovatie zijn succesvol ingezet bij het realiseren van organisatie- en opgaven-doelstellingen

Organisatie behaalt aantoonbaar doelstellingen door inzet data, digitalisering en innovatie 

 

  
Randvoorwaarden informatievoorziening •    Digitale vaardigheid organisatie 
•    ICT basis op orde 
•    Voldoen aan wet- en regelgeving		 Digitale vaardigheid organisatie is toegenomen   
De organisatie voldoet aan geldende wet- en regelgeving   

Toelichting

In 2024 hebben we concrete successen geboekt met digitale innovaties, zoals AI voor natuurmonitoring en een provincie-brede datastrategie. De uitgevoerde digiscan geeft richting aan de ontwikkeling van digitale vaardigheden. Tegelijkertijd heeft analyse aangetoond dat we het fundament verder moeten verstevigen voor duurzame digitalisering. We hebben de benodigde versterkingen in kaart gebracht en vertalen deze naar gerichte investeringen.

De doel- en resultaatindicatoren maken onderdeel uit van het programma Digitalisering. Dit programma lichten we uitgebreider toe in de paragraaf bedrijfsvoering.

Deelprogramma Fundament: Operationeel modern, efficiënt, schaalbaar en marktconform platform voor procesondersteuning. Nodig voor o.m. het subsidieproces en het beheren van klantgegevens.

Beleid

O

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Voor een betere aansluiting op de behoeften hebben we, na de analyse van de eerste fase, de planning bij moeten stellen naar 2025. 

Geld

G

Deelprogramma KlantContactCentrum (KCC) (Digitale Dienstverlening): Operationeel en ingericht platform inclusief proces gericht op het optimaal bedienen van de Mienskip.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Deelprogramma Subsidies (Digitale Dienstverlening): Operationeel en ingericht platform inclusief proces om de provincie Fryslân in staat te stellen om een modern, efficiënt, duurzaam en door de Mienskip hoog gewaardeerd subsidie-proces uit te voeren.

Beleid

O

Beleid (toelichting)

Het management heeft een aantal principebesluiten genomen over het subsidieproces. We zijn gestart met de vertaling naar beleidskaders voor standaardisatie en vereenvoudiging, met behoud van kwaliteit.

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Grondige analyse van behoeften en complexiteit heeft geleid tot een realistische planning van 18 tot 24 maanden voor een toekomstbestendige oplossing.

Geld

G

We voeren de geplande energiebesparende maatregelen en duurzame opwek van energie uit in het provinciehuis, de provinciale steunpunten en provinciale gronden.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We werken stapsgewijs verder aan de herinrichting van het provinciehuis, gebaseerd op de ervaringen met de pilots die nu draaien en op basis van de gewijzigde behoefte uit de dienst.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Terug naar navigatie - Toelichting

Toelichting

Het KCC-platform is operationeel maar vraagt doorontwikkeling voor een integraal klantbeeld. Voor het fundament- en subsidieplatform is na analyse een heroriëntatie nodig gebleken. De nieuwe aanpak zorgt voor een betere aansluiting op onze behoeften, met concrete roadmap voor implementatie.

Resultaat indicatoren

Terug naar navigatie - Resultaat indicatoren
Onderwerp Indicator Doelwaarde 2024 Realisatie 2024
Digitalisering 1.    Deelprogramma Fundament: Operationeel modern, efficiënt, schaalbaar en marktconform platform voor procesondersteuning. Nodig voor o.m. het subsidieproces en het beheren van klantgegevens. Snelle, efficiënte, transparante processen in het kader van een betrouwbare en rechtvaardige overheid. Procesgericht werken wordt technisch goed ondersteund. BIO-compliant (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en daarmee 27001-certificeerbaar. We zijn de betrouwbare organisatie die we moeten zijn. Platform voor procesondersteuning is gereed  
2.    Deelprogramma KCC (Digitale Dienstverlening):  Operationeel en ingericht platform inclusief proces gericht op het optimaal bedienen van de Mienskip, met hierin een integraal klantbeeld: weten wat een aanvrager uit de Mienskip doet en wil.  Platform KCC is ingericht en operationeel; gericht op klantvragen Mienskip  

3.    Deelprogramma Subsidies (Digitale Dienstverlening): Operationeel en ingericht platform inclusief proces om de provincie Fryslân in staat te stellen om een modern, efficiënt, duurzaam en door de Mienskip hoog gewaardeerd subsidie-proces uit te voeren. Wat voldoet aan de gestelde richtlijnen (ASV 2022) en geldende wettelijke kaders. 

 Platform subsidies is ingericht en operationeel dat voldoet aan richtlijnen en kaders en hoog wordt gewaardeerd door de Mienskip.  
Energie neutrale organisatie bouwkundige en installatietechnische maatregelen Het monumentale deel van het Provinsjehûs is voorzien van glas isolatie  
verduurzaming wegensteunpunten,  door bouwkundige en installatietechnische maatregelen en voorzien daken van zonnepanelen Al onze  primaire steunpunten zijn verduurzaamd  

Wat heeft het gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2023 Begroting 2024 na wijziging Rekening 2024 Saldo begroting en rekening
Totaal lasten 19.920 23.222 18.138 5.083
Totaal baten 308 487 483 4
Saldo van lasten en baten 19.612 22.735 17.655 5.079

Uitgebreide tabel

Terug naar navigatie - Uitgebreide tabel
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Onderwerp omschrijving Realisatie 2023 Begroting 2024 na wijziging Rekening 2024 Saldo begroting en rekening
Lasten
Middelen algemeen 182 1.007 314 692
Structurele budgetten 182 1.007 314 692
Middelen algemeen 177 103 101 2
Tijdelijke budgetten 177 103 101 2
Middelen algemeen 19.562 22.112 17.723 4.390
Overhead 19.562 22.112 17.723 4.390
Totaal lasten 19.920 23.222 18.138 5.083
Baten
Middelen algemeen 0 5 3 2
Structurele budgetten 0 5 3 2
Middelen algemeen 308 482 480 2
Overhead 308 482 480 2
Totaal baten 308 487 483 4
Saldo van lasten en baten 19.612 22.735 17.655 5.079
Mutatie reserves 91 -917 -502 -415
Mutatie tijdelijke budgetten 1.710 509 476 33
Resultaat van lasten en baten 21.413 22.327 17.629 4.698

Wat heeft het programma gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het programma gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2023 Begroting 2024 na wijziging Rekening 2024 Saldo begroting en rekening
Lasten
Beleidsveld 6.1 Mensen 70.922 72.723 71.128 1.595
Beleidsveld 6.2 Middelen 19.920 23.222 18.138 5.083
Totaal lasten 90.843 95.945 89.266 6.679
Baten
Beleidsveld 6.1 Mensen 2.312 1.437 1.823 -386
Beleidsveld 6.2 Middelen 308 487 483 4
Totaal baten 2.621 1.924 2.306 -382
Saldo van lasten en baten 88.222 94.021 86.960 7.060
Mutatie reserves 987 6.212 -230 6.442
Mutatie tijdelijke budgetten 1.710 509 476 33
Resultaat van lasten en baten 90.919 100.742 87.206 13.536

Toelichting

De toelichting op de grootste afwijkingen staat bij de afzonderlijke beleidsvelden.

Investeringen

Terug naar navigatie - Investeringen
Bedragen x € 1.000 Stand per 1-1-2024 uitgaven bijdragen derden Stand per 31-12-2024
Onderhanden werken 0 554 0 554
Opgeleverde werken 214 1.469 0 1.683
Afgerekende werken 21 81 0 101
Totaal 235 2.104 0 2.338

Toelichting

Het betreft hier met name de investeringen in de huisvesting en ICT.

Balanspost reserves

Terug naar navigatie - Balanspost reserves
Bedragen x € 1.000 Stand per 1-1-2024 toevoeging onttrekking Stand per 31-12-2024
R. Generatiepact 398 0 172 226
R. Groot onderhoud Gebouwen 2.139 0 502 1.637
R. Spaarverlof 1.181 444 1.625
Totaal 3.718 444 674 3.487

Toelichting

De reserve generatiepact zal de komende paar jaar nog ingezet worden voor de medewerkers die hiervan gebruik hebben gemaakt. 

De toevoeging aan de reserve spaarverlof betreft het gekochte verlof door medewerkers welke men later op zal gaan nemen.

Reserve indirecte uitvoeringskosten NPLG
Bij de verwerking van de decembercirculaire provinciefonds 2024 was voorgesteld om voor de decentralisatie uitkering van het Rijk (€ 7.298.100) een reserve te vormen. De middelen zijn namelijk bedoeld voor extra inzet van personeel voor de uitvoering de maatregelpakketten en gebiedsprocessen in de komende jaren. De accountant heeft echter aangegeven dat het vormen van de reserve pas na resultaatbestemming kan, vandaar dat deze bij het vaststellen van de jaarstukken aan PS wordt voorgelegd. 

In 2024 hebben een aantal medewerkers gebruik gemaakt van de Regeling Vervroegd Uittreden. Voor de maandelijkse uitkering die zij tot maximaal 2 jaar kunnen ontvangen is een voorziening gevormd conform de voorschriften van de commissie BBV.

Balanspost overlopende passiva

Terug naar navigatie - Balanspost overlopende passiva
Bedragen x € 1.000 Stand per 1-1-2024 toevoeging aanwending Stand per 31-12-2024
OP SPUK C10-2 Verb dig dienstv Zicht op stikstofk 104 104
OP SPUK C130 Compensatie VS Wet Open Overheid 80 80
Totaal 104 80 0 184

Toelichting

Dit betreft 2 specifieke uitkeringen die wij van het Rijk  hebben ontvangen.