Paragraaf 7. Bedrijfsvoering

In het programma bedrijfsvoering staan onze ambities, doelen en resultaten op het gebied van de bedrijfsvoering. In deze paragraaf lichten we de volgende onderdelen nader toe:

1.    De inzet van personeel, de ontwikkeling van het formatiebudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur 
2.    Het programma organisatieontwikkeling (O&O), de uitvoering van het HR-beleid (human resources) en ziekteverzuim
3.    Het programma digitaliseringstrategie
4.    De Energie-neutrale organisatie.
5.    De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken
6.    De rechtmatige organisatie
7.    Wetgeving
8.    Fraude en onregelmatigheden

In onderstaand overzicht staat het totaal van de bedrijfsvoeringskosten en wordt specifiek inzicht gegeven in het deel formatiebudget, gesplitst naar salarissen (voor vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Daarnaast is ook de dekking voor de formatie aangegeven, dit betreft met name het tijdschrijven op investeringsprojecten en specifieke uitkeringen van het Rijk.

Toelichting
Het formatiebudget en de dekking wordt onder het kopje formatiebudget nader toegelicht.

De overige bedrijfsvoeringkosten (overige personeelskosten, automatisering, huisvesting, en overige kosten) vallen in 2025 per saldo lager uit dan begroot.

De overige personeelskosten laten over 2025 een onderschrijding van € 447.000 zien. Deze onderschrijding wordt met name veroorzaakt door het onbenut blijven van het centrale budget voor goederen en diensten. Dit budget is bedoeld voor inzet bij organisatie brede opgaven. In 2025 is hier bijna geen aanspraak op gemaakt, waardoor een bedrag van € 492.000 onbenut is gebleven. Daarnaast is het budget voor HR-vitaliteit onderbesteed met € 259.000 en is er op de inzet van de mensen van  Natuer mei de Mienskip € 256.000 onbenut gebleven. Tegenover deze onderschrijdingen staan diverse overschrijdingen. Binnen de provincie wordt gebruikgemaakt van de Regeling Vervroegd Uittreden, waarvoor een voorziening is getroffen voor toekomstige verplichtingen. Hiervan is aan het eind van het jaar meer gebruik van gemaakt dan verwacht waardoor de vorming van de voorziening € 202.000 hoger is uitgevallen dan begroot. Verder worden de begroting en salarisbetalingen voor participatiebanen en werkervaringsplaatsen verantwoord binnen beleidsveld 6.1 Mensen. Een deel van de werkervaringsplaatsen is echter in opdrachtvorm uitgevoerd en daarom verantwoord binnen beleidsveld 6.2, wat heeft geresulteerd in een overbesteding van € 173.000. Daarnaast is het budget voor voormalig personeel overschreden met € 42.000 en is een budget voor goederen en diensten met € 51.000 overschreden. Tot slot is er op de indirecte uitvoeringskosten NPLG een overschrijding geweest van € 100.000, deze wordt verrekend met de achterliggende reserve.

De kosten voor automatisering zijn per saldo € 385.000 lager uitgevallen dan begroot. Dit wordt vooral verklaard door een onderbesteding op het budget voor informatiebeveiliging van € 379.000. Deze onderbesteding wordt veroorzaakt door een vertraging in de implementatie van de Cyberbeveiligingswet (Cbw) en de Cyberbeveiligingsregeling. Daarnaast is er een onderbesteding van € 194.000 op de ICT-beheerskosten, als gevolg van een lagere bijdrage aan IPO/BIJ12 dan geraamd. Verder is het budget voor telefonie onderbesteed met € 112.000 en is bij het beheer van generieke systemen sprake van een onderschrijding van € 135.000. Daartegenover staan hogere uitgaven voor licentiekosten, welke € 479.000 hoger uitkomen dan begroot, veroorzaakt door aanhoudende prijsstijgingen in de afgelopen jaren.

De kosten voor huisvesting laten over 2025 een onderschrijding zien van € 2,1 mln. Deze onderschrijding wordt grotendeels veroorzaakt door een lagere realisatie van de kapitaallasten voor huisvesting van € 1,8 mln. Vervangingsinvesteringen zijn nog niet in alle gevallen noodzakelijk gebleken. Daarnaast blijkt dat de gehanteerde afschrijvingstermijnen, onder meer voor meubilair en casco-elementen zoals vloerafwerking en plafonds, in de praktijk korter zijn dan de feitelijke levensduur van deze activa. Naast de lagere kapitaallasten is sprake van een onderbesteding van € 249.000 op het budget voor het provinciehuis. Deze onderbesteding wordt verklaard door een onderbesteding op onderhoud. Gepland onderhoud is niet in alle gevallen uitgevoerd conform de vooraf gestelde tijdslijnen. Door de aanhoudende druk in de aannemersmarkt en de beperkte beschikbaarheid van aannemers zijn werkzaamheden doorgeschoven. Daarnaast zijn de tarieven voor gas, water en elektra gedaald, resulterend in een onderschrijding van € 55.000.

De categorie overige kosten laat per saldo een onderschrijding zien van € 1,7 mln. Deze onderschrijding wordt met name veroorzaakt door een lagere realisatie van de kapitaallasten bedrijfsvoering van € 1,0 mln. De investering in laptops en mobiele telefonie heeft in 2025 plaatsgevonden. Echter gaan de afschrijvingslasten pas in per 2026. De reserve groot onderhoud laat een onderbesteding zien van € 243.000, doordat onderhoud is niet in alle gevallen uitgevoerd conform de vooraf gestelde tijdslijnen. Daarnaast is in 2025 is minder gebruik gemaakt van zowel het Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) waar elke medewerker recht op heeft, als het Centraal Opleidingsbudget (COB), resulterend in een onderbesteding van € 192.000. Tot slot zijn de specifieke uitkeringen vanuit het rijk nog niet volledig tot besteding gekomen, resulterend in een onderschrijding van € 126.000. Daartegenover zijn binnen HR diverse budgetten overschreden; door aanhoudende prijsstijgingen is het budget voor gezondheidsmanagement overschreden met € 111.000. Daarnaast laten de budgetten voor werving en selectie (€ 97.000) en HR algemeen (€ 106.000) een overschrijding zien. Tot slot is er binnen juridische zaken een overschrijding van € 78.000. Door een hoge instroom van bezwaarschriften en langdurige ziekte is aanvullende externe secretariscapaciteit ingezet.

Ontwikkeling Formatiebudget

Onderstaand is het verloop van het formatiebudget in de begroting ten opzichte van het autorisatiemoment 2025 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal formatiebudget waarbij géén rekening is gehouden met het frictiebudget en de dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van formatie wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

Ontwikkeling formatiebudget meerjarig

Het formatiebudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maat dat het formatiebudget flexibel en fluctueert. 
Dit leidt tot het volgende overzicht van het formatiebudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het formatiebudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basis formatie (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke formatie (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en project formatie (verantwoording via tijdschrijven).

De toename van de basis formatie komt enerzijds door de CAO stijgingen en anderzijds door de extra formatie die is toegekend bij de kadernota 2026 en het aanvullend voorstel Begroting 2026. 
De afloop van de tijdelijke formatie komt doordat de formatie voor de uitvoering van het bestuursakkoord uit de begroting gaat lopen. 
De project formatie wordt ingezet voor infrastructurele investeringen en voor een aantal specifieke uitkeringen van het Rijk waaraan ook formatie toegerekend mag worden.  Deze uitkeringen kennen allen een bepaalde looptijd waarna dus ook de project formatie afloopt.

Meerjarig bezettingsoverzicht

In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). 

Toelichting
De bezetting van medewerkers in provinciale dienst is eind 2025 uitgekomen op 817 fte. 

Deze realisatie wijkt af van de prognose in de begroting 2025 . Verklaring is dat de doelwaarde in de begroting 2025 is bepaald op basis van de beschikbare gegevens medio 2024 en uitgaat van de op dat moment geregistreerde gegevens.  In 2025 zijn er ten opzichte van die prognose medewerkers 'ingestroomd' ter vervanging van medewerkers die met pensioen zijn gegaan of zijn overgestapt naar een andere werkgever en waarbij vervanging nodig was voor de continuïteit van het werk. Verder zijn dienstverbanden voor bepaalde tijd aangegaan. Het gaat hierbij  om  werkzaamheden die zijn gekoppeld aan bijvoorbeeld de uitvoering van het bestuursakkoord of besluitvorming van Provinciale Staten. Ten behoeve van de uitvoering van de provinciale wettelijke taken en de realisatie van de ambities uit het Bestuursakkoord, is in 2025 extra formatiebudget beschikbaar gesteld, wat is vertaald naar bezetting.

Inzet op de BBV taakvelden

In onderstaande tabel zijn de bedrijfsvoeringskosten onderverdeeld naar de BBV taakvelden, dit  conform onze voorschriften.  Hiermee wordt via een uniforme indeling zichtbaar gemaakt wat de personele inzet voor welke taakveld is geweest.

Toelichting
De lagere kosten 'overhead' is het effect van de onderbesteding op bedrijfsvoeringsmiddelen zoals eerder aangegeven. 

Programma O&O (organisatie ontwikkeling)

De ambitie van de organisatie is om de provinciale wettelijke taken goed uit te voeren en optimaal bij te dragen aan de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Goede werkgeverschap en flexibel en wendbaar kunnen inspelen op ontwikkelingen zijn hiervoor belangrijke uitgangspunten.

In 2025 is een vervolg gegeven aan de doelstellingen uit het organisatieplan 2023-2027. In 2024 waren de gevolgen van de ‘kanteling’ van de organisatie naar het nieuwe organisatiemodel nog voelbaar, wat bijvoorbeeld naar voren kwam in de 0- meting die is uitgevoerd. In 2025 hebben we een aantal positieve en zichtbare ontwikkelingen gerealiseerd. Er is meer aandacht en focus voor resultaatsturing, wat terugkomt in de provinciale begroting 2026 en ook in het samenspel tussen organisatie en bestuur.
Daarnaast is veel tijd en aandacht besteed aan de managementcyclus en de sturing op resultaten.
Er is een medewerkersonderzoek / 1- meting uitgevoerd en daarin komt een positieve ontwikkeling naar voren op thema’s als leiderschap, bevlogenheid en betrokkenheid.

De scope van het organisatieplan is van 2023 tot en met 2027 en komende jaren zijn er nog voldoende uitdagingen. We koppelen dit onder andere aan de Werkgeversvisie die in samenwerking met alle provincies is ontwikkeld. Vanuit Goed werkgeverschap is het belangrijk om in te zetten op flexibiliteit en wendbaarheid van de organisatie en van medewerkers, vakmanschap en vitaliteit . Uitdagingen liggen er op thema’s als werkdruk, digitale vaardigheden en wendbaarheid.

HR beleid

De organisatie werkt gestructureerd en integraal met verschillende HR instrumenten.  We lichten hieronder een aantal van deze instrumenten toe, inclusief de behaalde resultaten i 2025.

Werving en selectie
Ook in 2025 hadden we bij het invullen van vacatures te maken met de krappe arbeidsmarkt en veranderende personeelsbehoeften. In totaal zijn 157 vacatures opengesteld, waarvan 139 succesvol zijn ingevuld. Over het algemeen lukt het de provincie om vacatures in te vullen. Bij specialistische functies en schaarse profielen zien we echter dat het wervingsproces meer tijd kost dan voorheen.
Om onze zichtbaarheid en aantrekkelijkheid als werkgever te vergroten, is actief ingezet op diverse vormen van arbeidsmarktcommunicatie. Zo namen we deel aan banenbeurzen en maakten we gebruik van uiteenlopende wervingskanalen, waaronder ons eigen netwerk en platforms als LinkedIn en Instagram. Vacatures en wervingsmiddelen zijn continu aangepast aan de actuele ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Ook is de interne vacaturepagina vernieuwd, waarmee interne mobiliteit en zichtbaarheid van loopbaanmogelijkheden verder zijn verbeterd.

Traineeprogramma’s
Het traineeship Statushouders is in 2025 succesvol afgerond. In het tweede jaar van het traineeship hebben de zes statushouders verdere stappen gezet in hun professionele ontwikkeling en interculturele samenwerking binnen de organisatie. Alle trainees hebben na afloop van het traject een baan gekregen, vijf binnen de provinciale organisatie en één bij een andere publieke organisatie. Het traineeship is geëvalueerd, uw Staten zijn hierover geïnformeerd (brief 30 september 2025)

Het was de afgelopen jaren gebruikelijk elk jaar een regulier traineeship te starten. Het organiseren van een traineeship en het goed begeleiden van trainees vraagt veel tijd en energie. Vanwege de fase van de ontwikkeling van de organisatie en de ervaringen tijdens het laatste traineeship is ervoor gekozen in 2025 geen nieuw traineeship te starten. . Vanuit het samenwerkingsplatform Werken in Friesland wordt in 2026 gestart met een gezamenlijk traineeprogramma. Wij sluiten hierbij aan.

Leren en ontwikkelen
Doel is het versterken van de professionele groei van medewerkers en het management. Voor leidinggevenden zijn meerdere masterclasses georganiseerd ter versterking van hun leiderschapsvaardigheden. Daarnaast zijn meerdere heidagen met het management benut om de onderlinge verbinding te vergroten en gezamenlijk te werken vanuit de koers van het concernplan. De implementatie van een nieuw LMS-systeem is in 2025 nog niet gerealiseerd, wel de voorverkenning waarop in 2026 verder gebouwd kan worden. Medewerkers zijn actief gestimuleerd om hun professionele ontwikkeling en persoonlijke ambities vorm te geven, onder andere via het goede gesprek, waarbij opleidingen en trainingen gericht worden ingezet om zowel de huidige als toekomstige organisatiedoelen te ondersteunen. Het leiderschapstraject bleef een belangrijk speerpunt.  

CAO
De huidige CAO loopt van 1 juli 2025 tot 1 juli 2026. In maart 2026 starten de onderhandelingen over een nieuwe cao, waarbij gestreefd gaat worden naar een looptijd van 2 jaar.

In 2025 heeft de provincie Fryslân verdere stappen gezet in haar digitale transformatie. Daarmee bouwen we voort op de fundamenten die in de voorgaande jaren zijn gelegd en geven we uitvoering aan de ambities zoals vastgesteld door Provinciale Staten.

Na de fase van inrichting en herijking in 2023 en 2024, stond 2025 in het teken van versnelling en structurele verankering. Digitalisering ontwikkelt zich steeds nadrukkelijker van een programma in opbouw naar een organisatiebrede opgave, met heldere keuzes, zichtbare voortgang en toenemende samenhang in sturing en uitvoering.

Koersvast werken vanuit strategie en samenhang

In 2025 zijn de Roadmap Digitalisering en de bijbehorende digitaliseringsstrategie vastgesteld. Hiermee is een heldere koers neergezet voor de komende jaren, gebaseerd op vier samenhangende ambities: slimmere processen, datagedreven werken, een toekomstbestendig digitaal fundament en een wendbare organisatie. Deze koers vormt het kader voor prioritering en besluitvorming binnen zowel lijn als programma.

Versterken van het digitale fundament

Conform de ambities voor 2025 is gericht geïnvesteerd in het verder op orde brengen van het digitale fundament. Architectuurkaders zijn vastgesteld, generieke voorzieningen zijn aanbesteed en de samenhang tussen processen, applicaties, data en infrastructuur is expliciet georganiseerd. Dit heeft geleid tot het starten van meerdere samenhangende trajecten op het gebied van technologie, werkprocessen en digitale vaardigheden.

Parallel hieraan zijn belangrijke stappen gezet in de voorbereiding op wet- en regelgeving, waaronder de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet digitale overheid en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Hiermee wordt toegewerkt naar betrouwbare, veilige en toegankelijke digitale dienstverlening.

Ontwikkelingen in dienstverlening en uitvoering

Binnen verschillende domeinen zijn in 2025 stappen gezet richting modernere digitale ondersteuning. Zo zijn binnen de lijn verdere verbeteringen doorgevoerd in het Klant Contact Centrum, passend binnen de bredere digitaliseringskoers.

In het subsidiedomein is een belangrijke mijlpaal bereikt met de afronding van de aanbesteding voor een nieuw integraal subsidiesysteem en de start van de implementatie. Daarnaast zijn verkennende analyses uitgevoerd en eerste verbeteringen doorgevoerd in processen zoals digitale ondertekening. Voor complexere ketens, zoals de stukkenstroom, is in 2025 een project gestart om structurele verbeteringen te realiseren.

Datagedreven werken, veiligheid en vakmanschap

In 2025 is de basis gelegd voor een professionele dataorganisatie, met heldere governance, benoemde rollen en eerste concrete toepassingen die bijdragen aan beter onderbouwde besluitvorming. Tegelijkertijd is fors geïnvesteerd in informatiebeveiliging en privacy, zowel technisch als organisatorisch, waarmee de digitale weerbaarheid van de provincie is versterkt.

Ook is nadrukkelijk geïnvesteerd in mensen. Op basis van eerdere analyses zijn stappen gezet in het versterken van digitale vaardigheden en bewustwording. Hiermee wordt digitalisering steeds meer onderdeel van het dagelijks werk.

Borging en vooruitblik

Digitalisering is in 2025 steviger verankerd in de bestuurlijke en ambtelijke sturing, onder meer via het Projectportfolioboard Digitalisering en structurele rapportages op directie- en bestuursniveau. Financieel is het programma binnen de beschikbare kaders uitgevoerd.

De ontwikkelingen in 2025 laten zien dat Fryslân doelgericht werkt aan het verder versterken van haar digitale fundament. Met de ingezette koers, de lopende trajecten en de groeiende samenhang tussen mens, proces en technologie, is er vertrouwen in de vervolgstappen richting verdere digitale volwassenheid en toekomstbestendige dienstverlening aan de mienskip.

In 2025 is het traject afgerond om de inrichting van het provinciehuis af te stemmen op het nieuwe organisatiemodel. Alle medewerkers zijn hiervoor ingedeeld en ‘geland’ in (nieuwe) teams en voor ieder team is een thuisbasis in het provinciehuis gerecreëerd. Hierdoor kunnen medewerkers elkaar gemakkelijk vinden en samenwerken. Ook zijn er ruimtes ingericht om op afstand goed met elkaar te kunnen samenwerken. De herinrichting van het provinciehuis is afgerond en het team Facilitaire Zaken blijft zich de komende jaren richten op een dienstverlening van continuïteit, veiligheid, gastvrijheid en optimalisatie met de hospitality- gedachte als uitgangspunt.

In 2025 is de uitvoering van het implementatieplan Energieneutrale organisatie afgerond. Daarmee is een belangrijke stap gezet in de verduurzaming van de provinciale bedrijfsvoering. De verduurzaming van de provinciale kantoren, het wagenpark en de laadinfrastructuur op de steunpunten is gerealiseerd. Daarnaast is een gezamenlijke duurzame energie-inkoopstrategie voor alle Friese overheden ingevoerd, waardoor de organisatie structureel overstapt op duurzaam opgewekte energie.

Het Provinsjehûs verbruikt inmiddels ruim 10% minder elektriciteit dan voorheen. Dit resultaat is bereikt door de toepassing van energiezuinige LED-verlichting, optimalisaties aan het klimaatsysteem en de plaatsing van isolerende beglazing in het monumentale deel van het Provinsjehûs. Het hoofdsteunpunt en  brugbediencentrale het Swettehûs, evenals de overige (vaar)wegensteunpunten, functioneren aardgasvrij en energieneutraal. Door deze maatregelen is het totale aardgasverbruik van de organisatie in 2025 met bijna 25% gedaald ten opzichte van 2020.

Daarnaast wordt ervaring opgedaan met een innovatief batterijopslagsysteem bij het steunpunt Uitwellingerga, gekoppeld aan het laadplein en de walstroomvoorzieningen. Dit biedt waardevolle inzichten voor toekomstig energiebeheer binnen de provinciale organisatie en infrastructuur.

Met de afronding van het implementatieplan is een stevige basis gelegd voor de volgende stap richting volledige energieneutraliteit: het ontwikkelen van eigen duurzame energiebronnen. In 2026 wordt gewerkt aan de verdere uitwerking en besluitvorming hierover, zodat de provinciale organisatie in de toekomst in toenemende mate kan voorzien in de eigen duurzame energiebehoefte.

Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheid betekent dat alles wat de provincie doet volgens de wet- en regelgeving gebeurt. Dit geldt voor allerlei activiteiten van de provincie, zoals aanbestedingen, arbeidsomstandigheden, subsidieverstrekking en informatieverstrekking.

Bij de rechtmatigheidsverantwoording gaat het specifiek om het financieel beheer; alle inkomsten, uitgaven en veranderingen op de balans moeten volgens de regels zijn uitgevoerd.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie begrippen belangrijk:

1. Afwijkingen: Wanneer iets niet volgens de regels is gegaan (fouten) of wanneer het college niet zeker weet of iets wel volgens de regel is gegaan (onduidelijkheden);
2. Onrechtmatigheden (fouten): Overtreding van de regels bij financiële handelingen;
3. Onduidelijkheden: Het college kan soms ondanks zorgvuldig onderzoek en na het inwinnen van advies niet vaststellen of iets wel of niet volgens de regels is gegaan.

Deze begrippen hebben betrekking op drie rechtmatigheidscriteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruikcriterium.

De geconstateerde onrechtmatigheden komen niet boven de op 26 november 2025 door u vastgestelde verantwoordingsgrens uit. Wel komen ze uit boven de vastgestelde rapporteringsgrens. De afwijkingen komen voort uit het voorwaardencriterium en het begrotingscriterium. De eerste categorie is niet meer te herstellen. De tweede categorie, de begrotingsonrechtmatigheid, wordt bij de vaststelling van de jaarrekening 2025 alsnog rechtmatig omdat ze dan door u achteraf geautoriseerd worden.

Begrotingscriterium
De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven:

“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten en baten vermeld die door Provinciale Staten zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”

Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten en baten op programmaniveau hoger of lager zijn dan geautoriseerd, kan er sprake zijn van begrotingsonrechtmatigheid.

Over- en onderschrijdingen die gedurende het jaar bekend werden zijn in 2025 aan Provinciale Staten voorgelegd, bijvoorbeeld via de bestuursrapportage of het autorisatiemoment december. Nog niet geautoriseerde over- en onderschrijdingen worden in de jaarstukken toegelicht en worden door de vaststelling van de jaarrekening door Provinciale Staten alsnog geautoriseerd.

In het onderdeel jaarrekening 2.7 is de begrotingsrechtmatigheid nader uitgewerkt voor zowel de beleidsprogramma's als voor de investeringen.  De hierboven benoemde begrotingsonrechtmatigheid is het totaal van alle, niet gesaldeerde, afwijkingen bij de beleidsprogramma's voor zowel de baten als de lasten.  De conclusie voor zowel de beleidsprogramma's als de investeringen is dat er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern.

Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: personeel, inkoop, subsidies en overige geldoverdrachten.

Aanbestedingsrechtmatigheid
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Het niet naleven van de overige normbedragen uit de Gids Proportionaliteit leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de provincie afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.

Bij de controle zijn bevindingen geconstateerd voor in totaal € 195.000,--. Dit is onder de rapporteringsgrens en worden daarom niet verder toegelicht.

Afwijking bij verstrekte subsidies
Uit de verbijzonderde interne controle zijn enkele onrechtmatigheden (afwijkingen) aan het licht gekomen. In totaal voor € 1.373.000,--. De meeste onrechtmatigheden zijn het gevolg van nieuwe jurisprudentie of worden veroorzaakt door onvolkomenheden in de berekening van de subsidiabele kosten. Hierdoor is van de verordening afgeweken ook zijn bij een aantal dossiers ongespecificeerde kosten als subsidiabel meegenomen en is niet altijd het onverschuldigd betaalde voorschot (volledig) teruggevorderd. Daarnaast zijn er subsidies verstrekt zonder een wettelijke grondslag; incidentele subsidies voor niet incidentele gevallen of subsidies die als opdracht zijn verwerkt. In een geval is sprake van een onrechtmatige indexatie omdat het indexatiebesluit formeel nog niet in werking is getreden.

Het grootste deel van de onrechtmatigheid, is gelegen in nieuwe jurisprudentie. Dit betreft 17 subsidies met een omvang van in totaal €851.000,--. Hiervan is voor in totaal €163.000,-- in strijd met de uitspraak gehandeld en voor €688.000,-- is het onduidelijk of in strijd met de uitspraak is gehandeld. In juli 2025 heeft de Raad van State een uitspraak gedaan met betrekking tot buitenwettelijke (o.a. begrotings-) subsidies. Wanneer redelijkerwijs meerdere potentiële gegadigden denkbaar zijn, moet mededingingsruimte geboden worden.  Deze subsidies kwalificeren als “schaarse publieke rechten”. Rechtstreekse subsidieverlening aan één partij zonder transparante procedure of voorafgaande bekendmaking is in beginsel in strijd met het gelijkheidsbeginsel. Van (volledige) mededinging kan slechts worden afgezien als vooraf , op basis van objectieve, toetsbare en redelijke criteria, vaststaat dat er slechts één serieuze gegadigde kan bestaan. Vereist blijft ook in dat geval voorafgaande bekendmaking van het voornemen tot subsidieverlening zodat potentiële belanghebbenden hun zienswijze kenbaar kunnen maken.

Deze uitspraak heeft belangrijke consequenties voor de inrichting van onze subsidieverlening. Het vraagt om een zorgvuldige herziening van onze werkwijze, waarbij juridische houdbaarheid, uitvoerbaarheid en voorspelbaarheid richting instellingen centraal staan. Voor 2025 en 2026 is  de bestaande werkwijze gehandhaafd. Dit is nodig omdat de subsidieverleningscyclus voor instellingen reeds in gang is gezet. Een abrupte koerswijziging zou voor de instellingen en voor de provincie juist meer onzekerheid en praktische problemen opleveren.

Daar waar het buitenwettelijke subsidies betreft met één serieuze gegadigde is sprake van een formele onrechtmatigheid. Deze fout wordt niet meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betreffen in totaal 16 subsidies met een totale omvang van € 2.451.000,--.

De organisatie heeft een nieuwe werkwijze ontwikkeld die vanaf 1 april 2026 wordt ingevoerd, zodat de provincie vanaf 2027 volledig in lijn handelt met de wet en de recente jurisprudentie.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-beleid spitst zich toe op vergunningverlening, toezicht en handhaving en op misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies.

Vergunningverlening toezicht en handhaving
De provincie is verantwoordelijk voor de regie op en uitvoering van verschillende VTH-taken (vergunningverlening, toezicht en handhaving). Het college heeft hiervoor drie verschillende Uitvoerings- en Handhavingsstrategieën (UHS) vastgesteld. De UHS Noordelijke Maat gaat over VTH taken bij Seveso-bedrijven, die volgens landelijke wetgeving door de ODG (Omgevingsdienst Groningen) moeten worden uitgevoerd. De UHS Fryslân beschrijft de taken die volgens landelijke wetgeving verplicht door de FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) worden uitgevoerd. De UHS Fryslân is opgesteld in samenwerking met alle Friese gemeenten. De UHS Provincie Fryslân gaat over de taken die de provincie zelf uitvoert (o.a. ruimte, groene regelgeving en (vaar)wegen) of waarvoor gekozen is deze bij de FUMO neer te leggen. Voor deze UHS-en wordt jaarlijks een uitvoeringsprogramma en een jaarverslag opgesteld. Hierin rapporteert het college over de uitvoering van deze VTH-taken.

Misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies
De Beleidsregel voorkoming misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies (Beleidsregel M&O 2024) is op 14 juni 2024 in werking getreden. Hierin is vastgelegd dat 5% van de subsidies met een laag risicoprofiel in een a-selecte steekproef worden opgenomen, van de subsidies met een gemiddeld risicoprofiel wordt 10% in de steekproef opgenomen en 20% van de subsidies met een hoog risicoprofiel.

In 2025 hebben we net als in de jaren 2024 en 2023 niet aan de omvang zoals vermeld in de beleidsregel voldaan. Oorzaak is o.a. gelegen in het feit dat de huidige capaciteit niet in overeenstemming is met wat een volledige steekproef vraagt van de toezichthouders. De communicatie met subsidieontvangers en intern vraagt meer tijd dan oorspronkelijk bedacht en de resultaten van de controles leiden tot meer werk, omdat gevonden onregelmatigheden tot meer controles leiden. 

Over de jaren 2020 tot en met 2024 zijn 5.778 subsidies vastgesteld met een totale omvang van € 589.046.176,--. De a-selecte steekproef omvatte 779 dossiers met een totale omvang van € 126.247.012,--. Op basis van de huidige subsidieregistratie kan niet exact bepaald worden wat de totale verleningsomvang van de gecontroleerde subsidies is geweest en wat de hoogte van de subsidie behoorde te zijn. 

Gedurende het jaar zijn vanuit de steekproef 16 dossiers gecontroleerd en afgerond met in totaal een omvang van € 25.250,--. Hieruit volgde een terugvordering van € 550,--. Met 55 dossiers was een start gemaakt. Hiervan hebben 30 dossiers, met een totale omvang van € 158.285,--, betrekking op het jaar 2020. De uitkomst van de quickscan (7 dossiers) die hierop is uitgevoerd was dat € 32.435 teruggevorderd moest worden. Hiervan is €6.581,-- daadwerkelijk teruggevorderd. Van de overige 23 dossiers (jaar 2020) met een omvang van € 106.610,-- en de 25 dossiers (jaar 2021 t/m 2024) is de uitkomst onbekend. Aanvullend zijn door een extern bureau nog 10 dossiers gecontroleerd met een totale omvang van € 88.073.284,--. Dit betekent dat in totaal 69,82% van de steekproefomvang is gecontroleerd.

Daadwerkelijk misbruik, het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen is niet geconstateerd. Er zijn wel afwijkingen en bijzonderheden geconstateerd, met name van procesmatige aard, bevindingen die indirect zijn geaccordeerd of niet gecontroleerd bij de vaststelling.

In 2024 is het subsidieproces gewijzigd door niet meer altijd direct vast te stellen en de beschikkingen zijn aangepast. Het sjabloon is SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) gemaakt. In 2025 is de aanbesteding voor het nieuwe subsidievolgsysteem gegund. Het nieuwe subsidievolgsysteem zal ons helpen bij het realiseren van de doelstellingen die wij met de subsidies willen behalen.

In 2025 is verder gewerkt aan de uitvoering van wetgeving die bijdraagt aan een open, toegankelijke en betrouwbare (digitale) dienstverlening van de provincie Fryslân.

Wet open overheid (Woo)
In het afgelopen jaar is voortgang geboekt in de uitvoering van de Wet open overheid. De provincie Fryslân is inhoudelijk en organisatorisch beter voorbereid op de inwerkingtreding van volgende tranches van actieve openbaarmaking. Daarnaast is de afhandeling van Woo-verzoeken efficiënter verlopen, wat zich uit in kortere doorlooptijden en meer voorspelbaarheid in de uitvoering van de passieve openbaarmaking.

Deze voortgang is onder meer gerealiseerd door verbeteringen in de interne systemen voor actieve en passieve openbaarmaking, het verder inrichten en verduidelijken van werkprocessen en het ondersteunen van medewerkers bij het toepassen van openbaarmaking in hun dagelijkse werkzaamheden.

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)
In 2025 is een vervolg gegeven op de implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. De provincie Fryslân voldoet per 1 januari 2026 aan de wettelijke vereisten voor elektronisch bestuurlijk verkeer. Burgers en bedrijven kunnen officiële berichten digitaal indienen via aangewezen kanalen en ontvangen hiervan een ontvangstbevestiging. Daarmee is een basis gelegd voor het recht op digitaal zakendoen met de provincie.

Digitale toegankelijkheid
Op het gebied van digitale toegankelijkheid heeft de provincie vervolgstappen gezet. Door het uitvoeren van toegankelijkheidsaudits en het structureel monitoren van de status heeft de provincie Fryslân beter zicht gekregen op de toegankelijkheid van haar websites en mobiele applicaties. Op basis hiervan zijn verbetermaatregelen en verbeterplannen opgesteld en uitgevoerd. Hierdoor is meer grip ontstaan op de digitale communicatie en wordt gericht gewerkt aan het toegankelijk maken en houden van digitale informatie en dienstverlening voor alle gebruikers.

Overige informatiewetgeving
Voor de overige relevante wet- en regelgeving op het gebied van digitale dienstverlening, waaronder de Wet digitale overheid en de Dienstenwet, is in 2025 voldaan aan de geldende verplichtingen. De provincie Fryslân blijft deze wetgeving volgen en borgt de naleving binnen de bestaande sturing en uitvoering.

In het kader van risicomanagement is in 2025 het control framework opgesteld. Risicomanagement is binnen de organisatie primair bedoeld als sturingsinstrument (aan de voorzijde van de processen) om de doelen te behalen. Met het ontwikkelen van structureel risicomanagement zal het risicobewustzijn van zowel het management als de medewerkers toenemen.

In de eerste periode van 2025 zijn de kaders voor fraudebestrijding (fraudeprotocol en frauderesponsplan) afgerond en vastgesteld. In het fraudeprotocol staat hoe fraudepreventie binnen de provincie Fryslân is georganiseerd. Het frauderesponsplan biedt een spoorboekje voor hoe te handelen in geval van vermoedens van fraude.

Eind 2025 zijn in de organisatie ‘signaalkaarten’ verspreid om medewerkers bewust te maken van de risico’s op ondermijning en om signalen van ondermijnende activiteiten te leren herkennen. Op deze kaarten staan onder andere activiteiten beschreven en voorbeeldsituaties. Deze campagne past in het versterken van de weerbaarheid van de interne organisatie.